ফ্লাশফিল এক্সেলের চমকপ্রদ টুল যা শ্রমসাধ্য ও একঘেঁয়ে কাজ চোখের পলকে করতে পারে। তার উপর আবার ফ্লাশফিলে ফর্মুলা লেখার   দরকার হয় না। এক্সেল নিজে নিজে বুঝে নেয় আপনি কি করতে চাচ্ছেন। আবার সেই কাজটি সে করেও বিজলি চমকানোর মত চোখের পলকে । আর এজন্যেই এর নাম ফ্লাশ ফিল ।

 

ফ্লাশফিল যেভাবে এল –

২০০৭ এর ডিসেম্বর মাস। মাইক্রোসফট কর্মকর্তা সুমিত গিলানি বিমানে চড়ে কোথাও যাচ্ছিলেন।  তার পাশে ছিলেন এক মহিলা যাত্রী। সুমিতকে পাশে পেয়ে মহিলা তো খুশিতে বাগবাগ ।

ল্যাপটপে এক্সেল খুলে সুমিতকে তার সমস্যা দেখালেন। দু’টি কলামে ফার্স্ট নেম ও লাস্ট নেম এন্ট্রি দেয়া আছে। ফার্স্ট নেম ও লাস্ট নেম মিলিয়ে তার পুরা নাম দরকার। অথচ ম্যানুয়ালি এন্ট্রি দিতে অনেক সময় লাগবে। আবার ফর্মুলা দিয়ে এ কাজটি কিভাবে করে সেটাও জানেনে না তিনি । উনার সমস্যাটি অনেকটা এমনঃ

সমস্যাটি দেখে সুমিতের মাথায় একটা আইডিয়া এল। ভাবলেন এক্সেলে এমন একটা টুল দরকার যাতে ফর্মুলা ছাড়াই এসব কাজ দ্রুত করা যাবে। তিনি এক্সেলের গবেষক দলের সাথে যোগাযোগ করলেন। সুমিত আর ওই গবেষকদের চেষ্টাতেই জন্ম নিল ফ্লাশফিল। তারপর এক্সেল-২০১৩ এ ১ম মুক্তি পায় এই অভিনব ফিচার।

 

ফ্লাশফিল যেভাবে কাজ করে

বিমানযাত্রীর সমস্যার সমাধান

প্রথমেই দেখা যাক সুমিত সাহেবের সহযাত্রীর সমস্যাটি ফ্লাশফিল দিয়ে কিভাবে সমাধান করা যায়ঃ

১.  উদাহরণ স্বরূপ একটি নাম লিখুন। এ উদাহরণ দেখেই এক্সেল বুঝবে আপনি কি করতে চান।

২. Enter চাপার পর Ctrl + E চাপুন ( অথবা ডেটা ট্যাবের ফ্লাশফিল বোতাম)

এক্সেল এখন অন্য নামগুলো নিজে থেকেই ফিল করবে

আরেকটু ভাল ভাবে বুঝতে নিচের এ্যানিমেশন টি দেখুন :

ফ্লাশফিলের আরো ব্যবহারঃ

১.নামের অদ্যাক্ষর বের করা ঃ

নামের শুরুর অক্ষরগুলো যদি আলাদা করতে চান তাহলে ফ্লাশফিল এর ব্যবহার আপনার মুল্যবান সময় বাঁচাবে ঃ

২.ফার্স্টনেম আলাদা করাঃ

ফ্লাশফিল যেমন দুটি কলামের তথ্য জোরা লাগাতে পারে তেমনি একটি  কলাম থেকে এক বা একাধিক অংশ আলাদা ও করতে পারে। এর একটি উদাহরণ হল  পুরো নাম থেকে ফার্স্ট নেম ও লাস্ট নেম আলাদা করা। নিচের অ্যানিমেশনটি দেখুনঃ

৩. নামের অংশগুলোর পুনর্বি্ন্যাস করতে ঃ

একইভাবে নামের অংশগুলোর ক্রম পরিবর্তন করে নতুন ভাবে বিন্যস্ত করতে আমরা ফ্লাশফিল ব্যবহার করতে পারি ঃ

৪. ইমেইল আই.ডি. তৈরীতেঃ

আপনি যদি কোনো কোম্পানির আইটি বিভাগে কাজ করেন তবে ইমেইল আইডি নিয়ে নিশ্চয়ই কাজ করতে হয় । এক্ষেত্রেও ফ্লাশফিল কাজে আসবে ঃ

 

৫। টাকার পরিমাণ শব্দে শব্দে লিখতে ঃ

ফ্লাশফিল ব্যবহার করে টাকার পরিমাণ সূচক সংখ্যাকে  এভাবে লিখতে পারেনঃ

নোট : এক্সেলে বাংলা লিখতে অভ্র কী বোর্ডে বাংলা মুডে টাইপ করুন। অভ্র কী বোর্ড ডাউন লোড করুন এখান থেকে ।

৬.ফর্মেট বিহীন তারিখ এ ফর্মেট দিতে ঃ

আপনি হয়তো অন্য কোনো সফটওয়্যার বা ই আর পি থেকে ডেটা ইমপোর্ট করলেন । কিন্তু হায় ! তারিখগুলোর এ অবস্থা কেন ?

প্রায়ই ইমপোর্ট করা ডেটায় তারিখে ফর্মেট থাকে না। সেক্ষেত্রে নিচের অ্যানিমেশন এর মত ফ্লাশফিল ব্যবহার করে ফর্মাট আরোপ করতে পারেনঃ

 

৭.ডেটা ক্লিনিং ঃ

ধরা যাক আপনার সহকর্মী আপনাকে কিছু ডেটা এন্ট্রি করে দিয়েছেন । কিন্তু কিছু এন্ট্রির শুরুতে বাড়তি স্পেস ঢুকে গেছে । এটা আপনি দূর করতে পারেন এভাবে-

 

৮.মুঠোফোনের নম্বর ফর্মেট করতে ঃ 

একটু ফর্মেট করে লিখলে লেখা পড়তে সুবিধা হয়। ফ্লাশফিলে ফর্মেট করতে পারেন এভাবে ঃ

৯. স্টূডেন্ট নম্বর ফর্মেট করতে

স্টুডেন্ট নাম্বারে সাধারণত  ভর্তির বছর, বিষয় কোড, রোল নাম্বার ইত্থাযাদি অংশ থাকে । এ অংশগুলোকে আলাদাভাবে ফর্মেট করলে পড়তে সুবিধা হয়।

যেমন ১৩১০০৬৭ এই স্টুডেন্ট নাম্বারে ১৩ হচ্ছে ভর্তির বছর (২০১৩) ,১০ হচ্ছে বিষয়ের কোড নম্বর এবং ০৬৭ হচ্ছে রোল নম্বর। এখন আমরা যদি ১৩১০০৬৭ কে ১৩-১০-০৬৭ লিখি তাহলে সহজে পড়া যায়।  নিচের উদাহরণ দেখুন ঃ

১০. সংবেদনশীল তথ্য সেন্সর করতে

ধরা যাক একটি কোড নম্বরের একটি বিশেষ অংশ সংবেদনশীল (গোপনীয় ) । এক্ষেত্রে সংবেদনশীল অংশকে সেন্সর করে বাকি অংশ শেয়ার করতে ফ্লাশফিল ব্যবহার করা যায়ঃ

 ফ্লাশফিলের এত গুণ থাকা সত্ত্বেও একটা কথা মনে রাখা দরকার – ফ্লাশফিলে কোন ফর্মুলা নেই । তাই উৎসে পরিবর্তন হলে স্বয়ংক্রিয় ভাবে ডেটা আপডেট হবে না। এত টুকু যদি মনে রাখি ফ্লাশফিল ব্যবহার একেবারে নিরাপদ।

অফিসের ক্লান্তি ও ব্যস্ততা কমাতে ফ্লাশফিলের জুড়ি নেই।  বিলকুল কোন ফর্মুলা ছাড়াই চোখের পলকে  কাজ করে এমন একটা টুল যোগ করায় মাইক্রোসফট কে ধন্যবাদ- আরো ধন্যবাদ সুমিত গিলানি ও তার সহযাত্রীকে।আজ তাহলে এ পর্যন্তই । সামনে ইনশাআল্লাহ আরো সুন্দর সুন্দর পোস্ট নিয়ে আসছি। ভালো থাকুন -স্বুস্থ্য থাকুন।