অফিসে কম বেশি চার্ট আমাদের সবাই কেই তৈরি করতে হয়। সেই চার্ট যদি পেশাদার না দেখায় তাহলে একটা ভাল রিপোর্ট ও একটু কেমন যেন হয়ে যায় !  অনেক কষ্ট করে তথ্য সংগ্রহ করেছেন আবার বিশ্লেষণটাও ঝক্কি ঝামেলা শেষে ভালোই হয়েছে ! এখন চার্ট টা ভালো না হওয়ায় বক্তব্য টা বস যদি প্রথম বারে বুঝতে না পারেন তাহলে এত কষ্ট যেন অনেকটাই মাটি।

তাই আসুন না আজকে এক্সেলে চার্টের ১০ টি টুকিটাকি খুটিনাটি বিষয় জেনে নেই যা ভালো চার্ট তৈরী তে কাজে আসবে।

  ১। চার্টের জমিনে কোন হিজিবিজি নয়

উপরের চার্ট টা দিয়ে যদি প্রশ্ন করি  ‘রবির রাজস্ব কত?’ উত্তর দেয়া  কঠিন। দেয়া যাবে ! তবে বাড়তি মনোযোগ লাগবে। এক কথায় চার্ট টি সহজপাঠ্য নয়।

তার উপর অক্ষ এবং গ্রিড লাইন  থাকায় চার্টের জমিন টাও একটু  হিজিবিজি দেখাচ্ছে।

 

 

কিন্তু  গ্রিড লাইন ও অক্ষের বদলে যদি ডেটা লেবেল ব্যবহার করি ব্যাকগ্রাউন্ডে অদরকারী রেখা ও থাকবে না আবার রবির রাজস্ব কত সহজেই বলা যাবে। ( উপরের চার্ট টি দেখুন )

সারকথা ঃ

• বাড়তি দাগ বা তথ্য চার্টের পাঠযোগ্যতা কমায়। এদের দূর করবো ।
• চার্টকে সহজপাঠ্য করতে গ্রিড লাইন ও অক্ষের বদলে ডেটা লেবেলের ব্যবহার করবো ।

 

২। ডেটাকে ক্রমানুসারে সাজিয়ে নিন :

উপরের চার্ট টি খেয়াল করুন। নির্দিষ্ট ক্রম অনুসারে সাজানো না থাকায় দেখতে বেশ এলোমেলো লাগছে ।

 

এবার এই চার্ট টি তে দেখুন ডেটাকে  একই ক্রমে সাজিয়ে নেয়ায় দেখতে একটু গোছানো লাগছে ।

সারকথা : চার্ট টা যাতে গোছানো লাগে সেজন্যে ডেটা কে আগে  উর্ধক্রমে বা নিম্নক্রমে সাজিয়ে নিবো ।

 

৩। ১ টি মাত্র সিরিজ হলে লিজেন্ড নয়

 

একাধিক সিরিজের মধ্যে পার্থক্য করতেই লিজেন্ড তো আমরা লিজেন্ড ব্যভার  করি। তাই ১ টি মাত্র সিরিজ হলে লিজেন্ড দেয়ার কোন যৌক্তিকতা থাকে না ।

এমন অবস্থায় বরং লিজেন্ড টা সরিয়ে চার্টের শিরোনাম টা একটু বদলে দিলে সুবিধা হয়। ( উপরের চিত্রে দেখুন )

সারকথা : একটা মাত্র সিরিজ হলে লিজেন্ড  অপ্রয়োজনীয়। একাধিক  সিরিজ হলেই কেবল লিজেন্ড ব্যবহার করা করবো। যেমন নিচের চার্টে

৪। সিরিজ আর লেবেলের রঙ এর ম্যাচিং

ডেটা সিরিজের রঙ এর সাথে ডেটা লেবেলের রঙ মিলিয়ে আঁকলে চার্ট টি বুঝতে সহজ হবে দেখতেও সুন্দর লাগবে।

যেমন উপরের ছবির সাথে নিচের ছবি টা মিলিয়ে দেখুন। নিচের ছবিটিতেতে রঙের মিল থাকায় একটু বেশি ভালো লাগছে দেখতে। বোঝার জন্যেও এই মিল টি সহায়ক হয়।

সারকথা ঃ রঙ ব্যবহার করে পাঠককে বুঝতে সাহায্য করতে পারি ।

 

৫। সচিত্র ইঙ্গিত দিয়ে পাঠককে সহায়তা করুন

রঙের মত আমরা ছবিকেও ইঙ্গিত হিসেবে ব্যবহার করতে পারি। এতে সৌন্দর্য আর সহজ বোধ্যতা দুটোই বাড়ে। যেমন উপরের ছবিটি দেখুন।

৬। সীমানার ব্যাপারে সাশ্রয়ী হোনঃ

অপ্রয়োজনীয় সীমা রেখা বা বর্ডার লাইন চার্টের সৌন্দর্যহানীর একটা কারণ । তাই যত্র তত্র দেয়াল তুলে কেউ যাতে আপনার সাধের চার্টের ১২ টা না বাজায় সে ব্যাপারে সচেতন থাকুন।

যেমন নিচের চার্টে দেখুন অবাঞ্চিত দেয়াল টা সরিয়ে দেয়ায়এই চার্ট টা আগের চেয়ে একটু সুন্দর লাগছে

৭। আপনার বসের মাথা যাতে হেলে না যায়:

কলাম চার্টে অনেক গুলো বিষয় তুলনা করতে গেলে এক্সিস এর লেবেল ও হয় অনেক গুলো। ফলে জায়গা না থাকায় এদের বাঁকা দেখায়। এতে পাঠকের পড়তে অসুবিধা হয় । এমন কি কাউকে হয়ত মাথাটা হেলিয়ে ও পড়তে হতে পারে। উদাহরণ নিচের দুটি চার্টে

আর অবস্থা টা আরো শোচনীয় হবে যদি এভাবে আঁকি ঃ

তাহলে এখন কী করা যায়!  হ্যাঁ । কলাম চার্টের বদলে যদি বার চার্ট ব্যবহার করা যায় তবে আপনার বসকে আর মাথা হেলিয়ে দেখতে হবে না

 

৯। শিরোনামে আপনার বক্তব্য স্পষ্ট করে বলুন ঃ

আমরা অবশ্যই কোন বক্তব্য তুলে ধরতেই একটা চার্ট তৈরি করি। এই বার্তা টি বুঝে নেয়ার দায়িত্ব পাঠক এর একার কাঁধে তুলে না দিয়ে নিজে সেটা সুস্পষ্ট ভাবে বলে দিন। এতে  পাঠক সহজ়ে চার্ট টা বুঝতে পারবেন।

 

যেমন উপরের চার্টের শিরোনামে বার্তা টি উল্লেখ হয় নি।পাঠককে মাথা ঘামিয়ে বুঝে নিতে হবে।কিন্তু নিচের ছবিতে বার্তাটি শিরোণামেই স্পষ্ট করে বলা হয়েছে।  তাই পাঠক কে আর বাড়তি চিন্তা করতে হবে না ।

 

১০। চার্টের শিরোণাম টি ডায়নামিক করুন ঃ

চার্টের শিরোণাম টি যদি ডায়নামিক হয় এক্সেলের কোন ঘরের মানের পরিবর্তনের সাথে মানিয়ে নিজে পরিবর্তন হবে। হাজার হোক সঠিক ভাবে এডাপ্ট করতে পারাটাই হল স্মার্টনেস । নিচে এমন স্মার্ট টাইটেলের উদাহরণ দেখুন ঃ

লক্ষ করুন উপরের ছবিতে ২০০৯ সালে বাংলালিংকের মার্কেট শেয়ার দেখাচ্ছে ১৪% ।

কিন্তু এই ছবিতে ব্যবহারকারী (যিনি হয়ত আপনার বস বা সহকর্মী অথবা আপনি নিজে )  বছরটি পরিবর্তন করে ২০০৯ এর স্থলে ২০১৫ করে দিচ্ছেন। তারপর …

বছর যেমন ২০০৯ হতে ২০১৫ হলো তেমনি  শিরোণাম টাও  আপডেট হলো। আগে ছিলো ১৪%। এখন হয়ে গেলো ২২%.

সারকথাঃ ডায়নামিক চার্ট টাইটেল এক্সেলের অন্য ঘর গুলোর পরিবর্তনের সাথে মিল রেখে আপডেট হয়। আমরা একে বলতে পারি স্মার্ট শিরোণাম যা আমাদের চার্টে  অনেক টা পেশাদারিত্ব যোগ করতে পারে।

 

……………

যাই হোক । এতক্ষণ তো সুন্দর চার্ট তৈরীর ১০ টি খুঁটিনাটি দেখলাম। এখন এই ১০ টা কথার একটা মূলসুর কে মনে গেঁথে নিতে পারি। সেই মূলসুর টা কি ?

আসলে পাঠক যখন চার্ট টি বুঝতে চেষ্টা করেন তখন তিনি একটা ডি-কোডিং বা অনুধাবন প্রক্রিয়ার মধ্যে  দিয়ে যান। এই অনুধাবন প্রক্রিয়াটি যত সহজ হয় ততই চার্ট টি তাঁর কাছে সুন্দর আর সহজ মনে হয়। আর উপরের উদাহরণ গুলোতে  আমরা দেখলাম কিভাবে  এই অনুধাবনের কাজটাকে সাবলীল করতে রঙ, ছবি, শিরোণাম ইত্যাদি কাজে লাগানো যায়।